保定古筝演奏协会

各种时间管理方法:《和时间做朋友》关键技巧与方法总结

你好海门2018-12-07 06:40:23

点击标题下方“你好海门”,关注更多资讯


《和时间做朋友》关键技巧与方法总结

 

        任何一种时间管理方法,最终目的:提升时间的利用价值,提高工作效率,确保工作更合理;


1      GTD(GettingThings Done)工作法:收集、整理、组织、回顾、行动


简介:1983年,效率管理专家戴维.艾伦开创,在微软、美国银行等顶级机构使用,取得成效;


收集:将所能想到所有没有去做或没有做到的事情全部列出,集中放入“水桶”搜集器(文件夹、U盘、工具箱、篮子、纸张、电脑),明确完整记录。清空大脑记忆解放大脑思考功能


整理:通常以2分钟为时间界限,A.能2分钟之内完成的事立即去做;B.2分钟内不能的,可以对下一步行动进行组织;C.对于不能付诸于行动的内容,可分为三类:C1.参考资料、C2.日后可能需处理的文件、C3.垃圾资料;


组织:最核心的一步。对C1.参考资料,设置一个文档管理系统;对B.下一步行动的组织通常分为:B1.下一步行动清单(接下来的事情和步骤,如复杂可细化)、B2.等单清单(记录委派他人去做的工作,需跟踪和定期检查)、B3.未来/某天清单(记录延迟处理切没有具体的完成日期的未来计划、电邮等);


回顾:每周回顾,确保新任务或事件进入自己的系统,及时更新,确保GTD正常运作,回顾同时,计划下一周工作


行动:没有行动,GTD就是摆设。尽可能必须去做的事变更有趣、更加简单,可以避免拖延症发生。


核心理念:解放大脑,大脑是用来思考的,不是记事的;记录本身让心理轻松不少,哪怕最后没有完成;让我们随时清楚自己在做什么;时间不够用,往往压力不来自于任务本身,而是任务在大脑里混沌淤积,造成心理焦虑和抵触,进而工作低效;是一套持续系统,需不断实践,编程自己所信任的系统。



2      番茄工作法:

1992年弗朗西斯科.西里洛提出。工作者将今天要完成的几项任务全部列出;


时间内:使用者选择一个待完成的任务,将番茄时间设定为25分钟(一般人的持续专注力不超过半小时),专注工作,不允许做任何与该任务无关的事,也不允许其他外在因素打扰;


休息时:番茄时钟响起时,工作者在纸上花一个x号,短暂休息5分钟(放松自己,远眺或喝茶等),再工作进入到下一个番茄时段;


4个番茄时段:可以休息25分钟;


新想起任务:如过程中想起意见须立即去做事情,最好立刻停止番茄钟,立刻去完成该事,之后再开一个番茄钟;如果该事非紧急,可在列表中标记逗号(受到干扰),称为“计划外事件

 

用时的几个原则:1)确保一个番茄事件是不可分割的,不能设置半个或1个半番茄事件;2)在一个番茄事件内做任务无关的事,该番茄事件作废;3)只适用于工作时间内的,非工作时间最好不用;4)没有绝对标准,对自己负责,无需与他人进行比较;5)有效测量时间管理水平,不可能决定任务最终成败;6)挑选自己的头脑高效工作时间段。


3      80/20法则,关注重要的事情:

1)基于帕累托的二八法则,花费80%的时间做最重要的事,20%做次要的事,或先做20%的重要工作,然后做80%其他的工作;

2)核心是专研和把握问题核心,而不是所有问题一字展开,逐条进行分析;

3)抓住关键人员、关键环节、关键用户、关键项目、关键岗位、关键问题、关键方法、关键工作即可,管理者即可将复杂问题简单化,实现高效,腾出时间做其他;

4)非绝对意义上的数字游戏,依据具体情况分析和安排;


4      时间“四象限法则”的特点及个人策略:

由管理学家斯蒂芬.柯维提出,大家比较熟知的方法,不过以下应对策略上值得借鉴。

第一象限:紧急重要,策略:不回避、不拖延,第一时间解决。总是有这类事项,说明时间管理有问题;应设法减少这类事情,最好不要连续去面对这种事情,压力大,影响效率;

第二象限:重要不紧急,策略:尽可能把65-80%的时间花在这里,可有效减少第一象限工作量,投资回报率最大。最好采用预约方式,控制时间,确保不被打扰;

第三象限:紧急但不重要,策略:保持平常心,过度看重可能浪费时间;没有必要自己去做,最合理的方式是授权,让别人去做

第四象限:不重要不紧急,策略:没有任何价值,尽量不要去做



5      六点优先工作制

效率大师艾维.李提出:如果一个人每天全力以赴完成六件重要的大事,那么一定是位高效率人士。即:列出明天要做的6件重要事情,再按重要性排序,第二天先全力以赴做1,再2…

进行时间管理的前提:是需清楚知道自己的工作目标是什么;


长期目标:指定长期目标和中期目标,分解成半年目标、季度目标、月目标、周目标;


周目标分解到每天要做的事:以此确定每天6件事。每天完成6件事,周目标可达成,周达成又可确保月目标,层层往上推,中期目标和长期目标都可实现;


注意的几个技巧原则:分清重要紧急,做好排序;不将6件事拖到第二天;每天任务清单按标准格式写,尽量简单;目标最好具体到数字,便于检查;完成后,用X标记,简单写原因。




▼▼点击阅读原文进入海门微社区,查看和发表你的观点

Copyright © 保定古筝演奏协会@2017